1. Aceptación y alcance
1.1. Estos términos y condiciones (en adelante, los «Términos») regulan el acceso y el uso de la plataforma tecnológica denominada NexTal, de sus sitios web, micrositios de empleo, aplicaciones, interfaces, informes, exportaciones y demás funcionalidades (en conjunto, la «Plataforma»), de titularidad de NexTal (en adelante, el «Titular»).
1.2. Al marcar la casilla de aceptación, crear una cuenta, iniciar sesión, cargar información, postularse a una vacante, contratar un plan o usar de cualquier otra forma la Plataforma, el usuario declara que leyó, entendió y acepta de manera libre, expresa, previa e informada la totalidad de estos Términos y de la política de tratamiento de datos personales contenida en la sección 15. Si no está de acuerdo con alguna de sus disposiciones, debe abstenerse de usar la Plataforma.
1.3. La aceptación por medios electrónicos tiene plena validez y efectos jurídicos conforme a la Ley 527 de 1999 y constituye prueba de la voluntad del usuario. El Titular conserva registro de la fecha, hora y dirección desde la que se efectuó la aceptación.
1.4. Quien acepta estos Términos en nombre de una empresa, entidad u organización declara bajo su responsabilidad que tiene facultades suficientes para obligarla; en caso contrario, responderá personalmente por las obligaciones aquí contenidas.
1.5. Estos Términos se complementan con las condiciones particulares de cada plan, las instrucciones publicadas en la Plataforma y cualquier acuerdo escrito suscrito con el Titular. En caso de contradicción prevalecerá el acuerdo particular escrito, luego las condiciones del plan y, por último, estos Términos.
2. Definiciones
- Usuario: toda persona natural o jurídica que accede a la Plataforma, sea o no titular de una cuenta.
- Empresa: Usuario que usa la Plataforma para publicar vacantes, recibir o cargar hojas de vida y apoyar sus procesos de selección de personal, junto con las personas que actúan en su nombre (administradores, reclutadores, auditores).
- Candidato o Persona: Usuario persona natural que carga su hoja de vida, diligencia su perfil, busca ofertas de empleo o se postula a una vacante.
- Contenido del Usuario: toda información, documento, texto, imagen, dato o archivo que el Usuario carga, publica, transmite o genera en la Plataforma, incluidas hojas de vida, fotografías, vacantes, criterios de selección, notas y decisiones.
- Resultados: puntajes, clasificaciones, compatibilidades, recomendaciones, resúmenes, razones, informes y cualquier otra salida generada total o parcialmente por medios automatizados o por modelos de inteligencia artificial.
- Terceros proveedores: portales de empleo, proveedores de modelos de inteligencia artificial, pasarelas de pago (como Wompi), servicios de alojamiento, correo y demás terceros de los que depende el funcionamiento de la Plataforma.
3. Naturaleza del servicio
3.1. La Plataforma es exclusivamente una herramienta tecnológica de apoyo. Facilita la organización de información, la lectura automatizada de hojas de vida, la comparación de perfiles con requisitos y la búsqueda de ofertas publicadas por terceros. El Titular no es empleador, contratante, agencia de colocación ni prestador del Servicio Público de Empleo en los términos de la Ley 1636 de 2013 y el Decreto 1072 de 2015, ni actúa como intermediario, mandatario, representante o agente de ninguna de las partes.
3.2. El Titular no participa en la relación que eventualmente surja entre Empresas y Candidatos. No selecciona, contrata, recomienda de forma vinculante ni garantiza la idoneidad, veracidad, solvencia, antecedentes, conducta, cumplimiento o legalidad de ningún Usuario, vacante u oferta. Toda decisión de contratar, rechazar, postularse o aceptar una oferta es de la exclusiva autonomía y responsabilidad de quien la toma.
3.3. El Titular no garantiza que los Candidatos obtengan empleo, entrevistas o respuestas, ni que las Empresas encuentren personal, cubran sus vacantes o reduzcan tiempos o costos. Cualquier cifra, porcentaje, estimación o ejemplo mostrado en la Plataforma o en su publicidad es ilustrativo y no constituye promesa de resultado.
3.4. Las ofertas de empleo mostradas a las Personas provienen de portales y fuentes de terceros. El Titular no las redacta, verifica, avala ni controla, no responde por su vigencia, exactitud, legalidad o condiciones, y no interviene en los procesos de postulación que se realicen fuera de la Plataforma.
4. Registro, cuenta y seguridad
4.1. Para usar algunas funciones es necesario crear una cuenta con información veraz, completa y actualizada. El Usuario es el único responsable por la información que suministra y por las consecuencias de suministrar datos falsos, inexactos o de terceros sin autorización.
4.2. La Plataforma está dirigida a mayores de dieciocho (18) años. Los menores de edad solo podrán usarla con la autorización y bajo la supervisión de su representante legal, quien asumirá toda responsabilidad por dicho uso, sin perjuicio de las garantías que la ley otorga a los niños, niñas y adolescentes.
4.3. Las credenciales de acceso, los códigos de verificación en dos pasos y los códigos de recuperación son personales e intransferibles. El Usuario es el único responsable de su custodia y de toda actividad realizada desde su cuenta, y debe informar de inmediato al Titular cualquier uso no autorizado. El Titular no responderá por daños derivados del uso indebido de credenciales por causas no imputables a él.
4.4. La Empresa es responsable de las cuentas que cree para sus colaboradores, de los permisos que les asigne, de retirar oportunamente el acceso a quienes dejen de colaborar con ella y de los actos que ellos ejecuten en la Plataforma.
5. Uso de la inteligencia artificial
5.1. La Plataforma usa modelos de inteligencia artificial propios o de Terceros proveedores para leer documentos y generar Resultados. El Usuario reconoce y acepta que estos modelos son probabilísticos: pueden cometer errores, omitir información, interpretar de forma inexacta, producir resultados distintos ante una misma entrada o reflejar limitaciones de los datos con que fueron entrenados.
5.2. Los Resultados tienen carácter meramente informativo, orientativo y de apoyo. No constituyen dictamen, concepto profesional, evaluación psicológica, prueba técnica, certificación de competencias ni decisión. No sustituyen el criterio humano, las entrevistas, la verificación de referencias y antecedentes, ni las demás etapas que exija un proceso de selección responsable.
5.3. La Empresa se obliga a que toda decisión que afecte a un Candidato sea revisada y adoptada por una persona, a informar a los Candidatos sobre el uso de herramientas automatizadas en la preselección, a definir criterios lícitos, objetivos y relacionados con el cargo, y a no usar la Plataforma para tomar decisiones basadas en raza, origen, sexo, identidad de género, orientación sexual, religión, opinión política, discapacidad, estado civil, embarazo, edad u otra condición protegida. La Plataforma aplica medidas como la revisión ciega y la anonimización para reducir sesgos, pero no garantiza su eliminación.
5.4. El Titular no será responsable por las decisiones que las Empresas o las Personas adopten con base, total o parcialmente, en los Resultados, ni por los perjuicios que se deriven de errores, omisiones o inexactitudes de estos, en la máxima medida permitida por la ley.
6. Obligaciones de los usuarios
Todo Usuario se obliga a:
- Usar la Plataforma de buena fe, conforme a la ley, la moral, las buenas costumbres, el orden público y estos Términos.
- Cargar únicamente información veraz, propia o respecto de la cual cuente con autorización suficiente de su titular.
- Cuando sea Empresa: contar con la autorización previa, expresa e informada de los Candidatos para el tratamiento de sus datos personales, incluida la carga de hojas de vida obtenidas por medios distintos a la Plataforma; actuar como responsable del tratamiento de dichos datos; atender las consultas y reclamos de sus titulares; y cumplir la legislación laboral, de no discriminación, de protección de datos y demás que regule sus procesos de selección.
- Cuando sea Persona: revisar por su cuenta la seriedad y legitimidad de cualquier oferta, empresa o reclutador antes de entregar información adicional, dinero o documentos, y no efectuar pagos a terceros como condición para acceder a un empleo.
- Mantener actualizados sus datos de contacto y de facturación.
- Cumplir por su cuenta todas sus obligaciones legales, laborales, contractuales, tributarias y regulatorias.
7. Usos prohibidos
Queda prohibido, entre otros: (a) suplantar a otra persona o empresa; (b) publicar vacantes falsas, engañosas, discriminatorias, ilegales o que encubran esquemas piramidales, cobros indebidos, trata de personas, explotación laboral o sexual u otras conductas delictivas; (c) solicitar dinero a los Candidatos como condición para un proceso de selección; (d) extraer, copiar o recolectar datos de la Plataforma de forma masiva o automatizada; (e) vulnerar, sondear o eludir sus medidas de seguridad; (f) introducir programas maliciosos; (g) realizar ingeniería inversa; (h) revender, sublicenciar o explotar comercialmente la Plataforma sin autorización escrita; (i) usarla para fines distintos a los previstos; y (j) cualquier conducta que infrinja la ley o derechos de terceros. El incumplimiento facultará al Titular para suspender o cancelar la cuenta sin previo aviso y sin reembolso, y para poner los hechos en conocimiento de las autoridades.
8. Contenido de los usuarios y de terceros
8.1. El Usuario es el único y exclusivo responsable del Contenido del Usuario: de su veracidad, legalidad, exactitud, pertinencia, de contar con los derechos y autorizaciones necesarios para cargarlo, y de las consecuencias de su publicación o uso. El Titular no tiene la obligación de revisar, verificar ni moderar dicho contenido y no asume responsabilidad alguna por él.
8.2. El Usuario concede al Titular una licencia no exclusiva, gratuita, mundial y por el tiempo necesario para alojar, reproducir, procesar, transformar, anonimizar y transmitir el Contenido del Usuario con el único fin de prestar el servicio, cumplir la ley y mejorar la seguridad de la Plataforma, sin perjuicio de lo dispuesto en la política de tratamiento de datos.
8.3. Los enlaces, integraciones y ofertas de terceros se ofrecen solo por conveniencia. El acceso a ellos se rige por los términos de esos terceros y se realiza bajo exclusivo riesgo del Usuario.
9. Planes, pagos y asuntos tributarios
9.1. Los precios, límites y funciones de cada plan son los publicados en la Plataforma al momento de la contratación, expresados en pesos colombianos. Los pagos se procesan a través de pasarelas de terceros, como Wompi; el Titular no almacena los datos completos de tarjetas ni de medios de pago y no responde por fallas, rechazos, demoras, cargos o controversias atribuibles a la pasarela, a las entidades financieras o a los medios de pago del Usuario.
9.2. Los periodos de prueba gratuita tienen la duración y las limitaciones informadas en la Plataforma. Al terminar sin que se contrate un plan, la información cargada durante la prueba podrá ser eliminada.
9.3. Salvo que la ley disponga otra cosa, los valores pagados no son reembolsables, incluidos los periodos no usados, los cupos no consumidos y los casos de suspensión o cancelación por incumplimiento de estos Términos. Lo anterior no afecta el derecho de retracto ni la reversión del pago en los casos y plazos en que la Ley 1480 de 2011 los haga aplicables.
9.4. Asuntos tributarios. Cada Usuario es el único responsable de determinar, declarar y pagar los impuestos, retenciones, contribuciones, tasas y demás obligaciones fiscales que le correspondan por el uso de la Plataforma, por los pagos que realice o reciba y por las relaciones laborales o contractuales que celebre con terceros, así como de cumplir sus propias obligaciones de facturación, retención en la fuente, información exógena y reporte ante la DIAN y las autoridades territoriales. El Titular responde únicamente por sus propias obligaciones tributarias como prestador del servicio y no asume responsabilidad fiscal alguna por las obligaciones de los Usuarios ni por las sanciones, intereses o perjuicios que se les impongan por su incumplimiento. Los datos de facturación suministrados por el Usuario son de su exclusiva responsabilidad.
10. Exclusión y limitación de responsabilidad
10.1. La Plataforma se ofrece «tal como está» y «según disponibilidad». En la máxima medida permitida por la ley aplicable, el Titular, sus socios, administradores, empleados, contratistas, aliados y Terceros proveedores no otorgan garantías de ninguna clase, expresas o implícitas, incluidas las de idoneidad para un fin particular, exactitud de los Resultados, disponibilidad ininterrumpida, ausencia de errores o de vulnerabilidades.
10.2. En la máxima medida permitida por la ley, el Titular no será responsable, a ningún título —contractual, extracontractual, legal o de cualquier otra naturaleza—, por: (a) las decisiones de contratación, rechazo, postulación, despido o de cualquier otra índole que adopten los Usuarios; (b) la conducta, veracidad, antecedentes, idoneidad o cumplimiento de Empresas, Candidatos u otros terceros; (c) las ofertas, vacantes y contenidos de terceros; (d) los errores, omisiones o sesgos de los Resultados; (e) la pérdida de datos, oportunidades, negocios, contratos, ingresos, clientela, reputación o tiempo; (f) el lucro cesante, los daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales, punitivos o morales; (g) las interrupciones, fallas o demoras debidas a Terceros proveedores, redes de telecomunicaciones, proveedores de internet, ataques informáticos, caso fortuito o fuerza mayor; (h) el uso de la cuenta por terceros con las credenciales del Usuario; y (i) los incumplimientos legales, laborales, tributarios, regulatorios o de protección de datos en que incurran los Usuarios.
10.3. En los casos en que, pese a lo anterior, se declare la responsabilidad del Titular, la indemnización total a su cargo, por todos los conceptos y reclamaciones acumulados, no excederá el valor efectivamente pagado por el Usuario al Titular durante los tres (3) meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación o, si el Usuario no ha realizado pagos, la suma de cien mil pesos colombianos (COP $100.000).
10.4. Alcance de esta sección. Las exclusiones y limitaciones anteriores se aplican en la máxima medida en que la ley colombiana las permite. Nada en estos Términos excluye o limita la responsabilidad que por disposición legal imperativa no pueda excluirse o limitarse, como la derivada del dolo o la culpa grave (artículo 1522 del Código Civil), la que corresponda frente a consumidores conforme a la Ley 1480 de 2011 o la que no pueda renunciarse en materia de protección de datos personales. Si alguna exclusión o limitación resultare ineficaz, se entenderá reducida al máximo alcance permitido y las demás conservarán plena validez.
11. Responsabilidad penal y administrativa de los usuarios
11.1. La responsabilidad penal es personal e individual. Cada Usuario responde exclusiva y personalmente por las conductas que realice a través de la Plataforma o valiéndose de ella, incluidas, entre otras, la falsedad en documentos o en la información suministrada, la suplantación de identidad, la violación de datos personales (artículo 269F del Código Penal), el acceso abusivo a sistemas informáticos, la estafa, la discriminación, el acoso, la trata de personas y cualquier otra conducta tipificada en la ley.
11.2. El Titular no participa, autoriza, instiga ni se beneficia de las conductas ilícitas que los Usuarios pudieran cometer, y no asume ninguna responsabilidad por ellas. Igualmente, cada Usuario responde en forma exclusiva por las sanciones administrativas que le impongan la Superintendencia de Industria y Comercio, el Ministerio del Trabajo, la DIAN o cualquier otra autoridad por su propia actuación.
11.3. El Titular colaborará con las autoridades competentes cuando se lo requieran conforme a la ley, y podrá conservar y entregar la información necesaria para la investigación de posibles delitos o infracciones.
12. Indemnidad
El Usuario se obliga a mantener indemne y, si es del caso, a defender y resarcir al Titular, sus socios, administradores, empleados, contratistas y aliados frente a cualquier reclamación, demanda, investigación, sanción, multa, condena, costo o gasto —incluidos honorarios razonables de abogados— que se origine en: (a) el incumplimiento de estos Términos o de la ley; (b) el Contenido del Usuario; (c) la falta de autorización de los titulares de los datos personales que el Usuario cargue o trate; (d) las decisiones adoptadas por el Usuario; (e) sus relaciones con otros Usuarios o terceros; y (f) sus obligaciones laborales, tributarias o regulatorias.
13. Propiedad intelectual
El software, el código, las bases de datos, los diseños, las marcas, los logotipos, los textos, las ilustraciones y demás elementos de la Plataforma son propiedad del Titular o de sus licenciantes y están protegidos por las normas de derechos de autor y propiedad industrial. Se concede al Usuario una licencia limitada, personal, revocable, no exclusiva e intransferible para usar la Plataforma conforme a estos Términos durante la vigencia de su cuenta. Ninguna disposición de estos Términos implica cesión de derechos al Usuario.
14. Disponibilidad, suspensión y terminación
14.1. El Titular podrá en cualquier momento modificar, actualizar, limitar, suspender o descontinuar total o parcialmente funciones de la Plataforma, realizar mantenimientos y cambiar Terceros proveedores, procurando informar con antelación razonable los cambios relevantes.
14.2. El Titular podrá suspender o cancelar cuentas que incumplan estos Términos, que presenten indicios de fraude, uso abusivo o riesgo de seguridad, o cuando lo ordene una autoridad. El Usuario podrá cancelar su cuenta en cualquier momento; la cancelación no da derecho a reembolsos distintos de los previstos por la ley.
14.3. Terminada la relación, el Titular conservará la información durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y probatorias, y luego la eliminará o anonimizará de forma segura.
15. Política de tratamiento de datos personales
15.1. Responsable. NexTal, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales de los Usuarios que se registran directamente en la Plataforma, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas concordantes. Frente a los datos de los Candidatos que las Empresas cargan o reciben en sus procesos, la Empresa es la responsable del tratamiento y el Titular actúa como encargado, por cuenta y según las instrucciones de aquella.
15.2. Datos tratados. Datos de identificación y contacto (nombre, correo, teléfono, ciudad); datos de la hoja de vida (formación, experiencia, habilidades, idiomas, logros, referencias); fotografía de perfil cuando el Usuario decide cargarla; preferencias de búsqueda; datos de la cuenta, de uso, de seguridad y de navegación (dirección IP, fecha y hora de acceso, dispositivo); y datos de facturación. El Titular no solicita datos sensibles; si el Usuario los incluye voluntariamente en sus documentos, autoriza su tratamiento para las finalidades aquí descritas, entendiendo que no está obligado a suministrarlos.
15.3. Finalidades. (a) Crear y administrar la cuenta y prestar el servicio; (b) leer y estructurar hojas de vida y compararlas con vacantes u ofertas; (c) generar Resultados, informes y exportaciones; (d) buscar y mostrar ofertas de empleo de terceros; (e) enviar la postulación del Candidato a la Empresa que la recibe; (f) gestionar pagos, facturación y cobros; (g) enviar comunicaciones sobre la cuenta, la seguridad y el servicio; (h) atender consultas, reclamos y requerimientos; (i) prevenir fraudes y garantizar la seguridad; (j) elaborar estadísticas con información agregada o anonimizada; y (k) cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades.
15.4. Inteligencia artificial y transmisión internacional. Para leer documentos y generar Resultados, la información puede transmitirse a proveedores de modelos de inteligencia artificial y de infraestructura que pueden estar ubicados fuera de Colombia, en calidad de encargados. Antes de enviarse a la evaluación, el texto de la hoja de vida se anonimiza, retirando los datos de contacto y las referencias. El Usuario autoriza expresamente esta transmisión, que se realiza con medidas contractuales y técnicas de protección y conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
15.5. Derechos del titular de los datos. Conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable; revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos personales.
15.6. Procedimiento. Las consultas y reclamos se presentan por los canales de contacto publicados en la Plataforma, indicando nombre, identificación, descripción de la solicitud y datos de contacto. Las consultas se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más; los reclamos, en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Cuando la solicitud se refiera a datos que una Empresa trata en sus procesos de selección, el Titular la remitirá a la Empresa responsable.
15.7. Seguridad y conservación. Los datos se almacenan cifrados y se protegen con controles de acceso, verificación en dos pasos, registros de auditoría y demás medidas razonables. Ningún sistema es completamente invulnerable, por lo que el Titular no puede garantizar una seguridad absoluta. Los archivos originales de las hojas de vida se eliminan una vez leídos, salvo que el servicio requiera conservarlos. Los datos se conservan mientras la cuenta esté activa y durante los plazos legales aplicables, y luego se eliminan o anonimizan.
15.8. Autorización. Al aceptar estos Términos, el titular de los datos otorga su autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales conforme a esta política. Los cambios sustanciales de esta política se comunicarán por la Plataforma o por correo electrónico antes de su entrada en vigor.
16. Modificaciones, ley aplicable y disposiciones finales
16.1. El Titular podrá modificar estos Términos. Las modificaciones se publicarán en la Plataforma con su fecha de vigencia y, cuando sean sustanciales, se informarán por correo electrónico o mediante aviso visible. El uso de la Plataforma después de la entrada en vigor de los cambios implica su aceptación.
16.2. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se procurarán resolver de forma directa dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a su notificación por escrito; de no lograrse, se someterán a los jueces competentes de Bogotá D.C., sin perjuicio de los derechos que la ley otorga a los consumidores para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio.
16.3. Si alguna disposición se declarare nula, ineficaz o inaplicable, las demás conservarán plena validez. La falta de ejercicio de un derecho por parte del Titular no implica renuncia a él. El Usuario no podrá ceder su posición contractual sin autorización escrita del Titular.
16.4. Para cualquier inquietud sobre estos Términos, el Usuario puede comunicarse por los canales de contacto publicados en la Plataforma.
